Guess What #6: Il lavoro “tra le nuvole”

Da quasi due mesi ho avuto la grande opportunità di iniziare una nuova avventura come direttore di ItaliaFintech, l’associazione che promuove le tecnologie finanziarie in Italia per creare un impatto positivo sul Paese, le famiglie e le imprese.

Visto il nuovo impegno e la dinamicità del lavoro ho iniziato a strutturarmi con una serie di strumenti interamente digitali che mi permettono di essere operativa grazie ad un solo computer e alla connessione internet.

Infatti, per me la libertà di viaggiare e incontrare persone guardandole negli occhi rimane una priorità. Spiegare e raccontare di innovazione non può prescindere dal contatto umano, ma gli strumenti digitali ci possono aiutare a farlo in modo più organizzato e senza rinunciare a tempo prezioso per occuparci delle mansioni di tutti i giorni.

Quindi nonostante pur troppo il mio cellulare abbia sempre troppe notifiche che campeggiano in rosso sullo schermo, ho pensato di scrivere questa breve rassegna degli strumenti cui non saprei rinunciare.

1. Cuffie dotate di noise canceling

Quando mi sono state regalate a natale scorso non pensavo sarebbero diventate il mio migliore amico in ogni viaggio, luogo di lavoro e in generale ogni volta che ho bisogno di concentrazione. Super consigliatissime soprattutto quando devi lavorare in aereo, treno e specialmente ogni volta in cui (come ora) dividi lo scomparto con una classe delle scuole medie in gita scolastica!

2. Google Chrome

Credo nessun browser regga il confronto. Ho una sfilza di plugin che mi permettono di avere praticamente tutto quello che mi serve in una sola applicazione. I miei preferiti sono:

Toby – mi permette di salvare i preferiti e trovarli appena riapro la pagina iniziale di chrome. Creo raccolte tematiche e posso letteralmente riaprire intere selezioni di contenuti con un click. Le mie raccolte sono divise per tipologia di attività da svolgere. Da update e news, a strumenti per la gestione del sito web a social media, in un click una nuova schermata di lavoro e una nuova attività. Non so voi ma odio profondamente avere 800 tab aperte. Così posso chiuderle essendo sicura di non perdere informazioni o link che altrimenti andrebbero persi nella cronologia o nei preferiti (che poi diciamocelo io nei preferiti finivo sempre ad avere un po’ di entropia…)

Weava Highliter – Uno strumento secondo me indispensabile per chi sta disperatamente cercando, come me, di non stampare più quintali di carta inutilmente. Con questo plugin si possono evidenziare parti di testo assegnando delle etichette che ti permettono in un colpo d’occhio di ritrovare pensieri e riferimenti delle varie pagine web e pdf su cui si sta lavorando.

Grammarly – Quando si passa spesso a scrivere dall’inglese all’italiano grammarly è un vero e proprio toccasana. Monitora la scrittura e ti consiglia termini e corregge errori di vario tipo (non solo battitura ma anche di senso e struttura della frase). Ha un editor che assomiglia molto a medium per lavorare in un ambiente dedicato, ma si integra con tutte le attività di chrome, anche ad esempio con gmail. Così quando vedo il tratteggiato rosso o giallo sotto a una parola o una frase so che il mio interlocutore potrebbe beneficiare di qualche correzione – gentilmente fornita dal plugin.

Play.ht – Vi è mai successo di vedere un articolo e pensare che lo leggereste volentieri, ma che se solo fosse un podcast vi piacerebbe un po’ di più? Ecco con Play.ht il mio abbonamento al NYTimes ha svoltato. Selezioni il testo e premi il tasto play ed ecco che una voce legge il testo per voi e potete anche per un secondo togliere gli occhi dallo schermo – senza perdere l’attenzione però mi raccomando!

Ghostery – un tool che ti aiuta a pensare molto ai dati che stai comunicando col mondo. é un tracciatore che ti mostra i cookies e i vari sistemi di tracciamento che si sono attivati durante la navigazione e permette di disattivarli e attivarli in modo selettivo. W la consapevolezza, quantomeno.

3. Google Drive e Inbox

Google drive è uno stile di vita. Un unico repository di informazioni, documenti, che ti permette di accedere velocemente, creare presentazioni e fogli di calcolo, inviare tutto via email o lavorare con altri sulla piattaforma. Credo davvero di non aprire la suite di Office da mesi grazie a Drive. Anche le customizzazioni dei template sono ora del tutto competitive. Se poi non bastassero i temi disponibili, SlideCarnival offre una selezione gratuita veramente interessante. Poi vogliamo parlare di quanto sia impagabile inviare la presentazione piena di immagini in un link invece di dover riempire di allegati ogni email?

Pur troppo a fine anno Inbox di Gmail sparirà, con mia grande tristezza. Il client di Gmail, che da anni era disponibile solo su richiesta, è il mio migliore amico. Crea autonomamente delle speciali cartelle per i viaggi, raggruppando voli, treni, prenotazioni, ristoranti, hotel. Spero almeno questa funzionalità passi presto a Gmail. Anche perché altrimenti dovrò re-imparare come non perdere treni e aerei e come ritrovare nella corrispondenza l’email con l’indirizzo dell’hotel che ho prenotato distrattamente settimane prima.

4. Calendly

Calendly è la svolta quando si devono incontrare molte persone. Ho provato i sistemi che si integrano con l’email e da “assistenti virtuali” ti aiutano a trovare il momento più giusto per le agende dei partecipanti. Tuttavia ancora non mi sento Ironman e non amo vedere uno scambio di email con un assistente artificiale. Meglio, per ora, una app semplice e intuitiva che permette all’interlocutore di accedere a una schermata e selezionare lui stesso il momento preferito tra le disponibilità. Questo richiede un buon livello di update dell’agenda, ma ne vale completamente la pena quando riesci a fissare un incontro in un click.

4. Trello

Il mondo si divide tra persone che amano e che odiano trello. Io come si sarà intuito lo amo alla follia. è un tool che permette di creare bacheche di lavoro nelle quali inserire delle schede che corrispondono alle attività. Un po’ come quando apri l’agenda al lunedì e fai l’elenco delle cose da fare, trello permette una completa flessibilità anche di approfondimento delle attività da svolgere. Puoi descrivere gli step o solo aggiungere un titolo, spostare tra le diverse fasi di attività, assegnare priorità, integrare con il calendario e con l’email. Così in uno sguardo posso verificare le cose da fare e anche quell’email che stava finendo tra le pieghe della mia mente trova tempo per una risposta.

E voi, quali strumenti utilizzate? Avete altri preferiti o consigli di altre funzionalità che vi semplificano la vita per dedicare più tempo possibile alle persone e meno alle attività ripetitive?

Perché alla fine la tecnologia è questo, essere più liberi di parlare e incontrare, grazie a strumenti che ci semplificano la vita.

Marta Ghiglioni